Introductie

Deze privacy policy legt uit op welke manieren wij uw persoonsgegevens verwerken. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Daarnaast bevat deze policy informatie over uw privacyrechten en onze verplichtingen.  De privacy policy is onderverdeeld in de volgende secties: 

1. Wie zijn wij?
2. Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag(en) doen wij dit?
3. Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
4. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
6. Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
7. Waar kunt u terecht als u een klacht of vraag heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. De meest recente versie van deze privacy policy is beschikbaar op onze website. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanzienlijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.

1. Wie zijn wij?

Wij zijn The Doctor Group B.V.. In de uitoefening van onze activiteiten verwerken wij mogelijk persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming – in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – kwalificeert The Doctor Group B.V. (hierna: wij, ons) als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag(en) doen wij dit?

Afhankelijk van de relatie die u met ons heeft, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. 

• Indien u een product heeft besteld in onze webshop, verwijzen wij u naar sectie 2.1 van deze privacy policy.
• Indien u onze website bezoekt, verwijzen wij u naar sectie 2.2 van deze privacy policy.
• Indien u ons mailt of anderszins contacteert, verwijzen wij u naar sectie 2.3 van deze privacy policy.

In deze secties geven we ook steeds aan waarom wij deze persoonsgegevens verwerken (‘doeleinden’) en op welke juridische grondslag wij dit baseren. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen: 

1. wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
2. wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
3. wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
4. met uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken (zie ook hierna onder in sectie 6. “Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?”). Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’ wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.

2.1 U heeft een product besteld in onze webshop

Wanneer u een product in onze webshop bestelt, verwerken wij mogelijk de volgende persoonsgegevens die door u aan ons worden verstrekt:

• initialen, voor- en achternaam, titulatuur, geslacht, adresgegevens;
• overige contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer;
• Betalingsgegevens (waaronder het bankrekeningnummer), bestelinformatie.

Hierna geven wij aan voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens verwerken, met de daaraan gekoppelde grondslagen (a t/m d zoals hierboven omschreven):

• om de overeengekomen diensten aan u te kunnen aanbieden en te verlenen, waaronder het aanmaken van een account met de mogelijkheid om daarop in te loggen en het kunnen plaatsen van een bestelling (a, b, c: het belang om diensten te kunnen aanbieden en te verlenen);
• om overeenkomsten op te kunnen stellen en met u af te sluiten (a, b, c: het belang om diensten te kunnen aanbieden of af te nemen);
• om een correcte administratie te kunnen voeren (a, b, c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• om uw winkelervaring te optimaliseren en te personaliseren (c: het belang om u een zo goed mogelijke en persoonlijke winkelervaring te kunnen bieden en d);
• contact met u te houden en met u te communiceren (a, b, c: het belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen);
• om u nieuwsbrieven te sturen en u op de hoogte te houden van aanbiedingen (c: het belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen, d);
• om u een beoordelingsverzoek te kunnen sturen (d);
• eventuele klachten en geschillen te behandelen, met inbegrip van het beoordelen van onze juridische positie, deze te verdedigen en uit te oefenen van onze rechten (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening);
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (b, c: het belang om aan deze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen).
• Indien u zich voor onze nieuwsbrief registreert, gebruiken wij de daarvoor benodigde of afzonderlijk door u verstrekte gegevens om u op basis van uw toestemming, regelmatig onze e-mailnieuwsbrief te sturen. U kunt zich te allen tijde afmelden voor de nieuwsbrief door een bericht te sturen naar ons of via een link die hiervoor in de nieuwsbrief is opgenomen.

2.2 U bezoekt onze website

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij mogelijk uw persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld: 

• gegevens met betrekking tot het besturingssysteem, de gebruikte browser, IP-adres,
• gegevens met betrekking tot de unieke identifiers verbonden aan het gebruikte apparaat,
• gegevens met betrekking tot de geraadpleegde internetpagina's,
• gegevens over online bekeken producten (met inbegrip van informatie over producten die zijn gezocht of bekeken, gekocht of aan een online winkelwagentje zijn toegevoegd),
• gegevens met betrekking tot de tijd die is doorgebracht op bepaalde delen van de site of een interfacesite of -toepassing, met inbegrip van de datum en het tijdstip van het bezoek.

Hierna geven wij aan voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens verwerken, met de daaraan gekoppelde grondslagen (a t/m d zoals hierboven omschreven):

• om uw winkelervaring te optimaliseren en te personaliseren (c: het belang om u een zo goed mogelijke en persoonlijke winkelervaring te kunnen bieden en d);
• om uw winkelervaring te personaliseren op basis van uw accountgegevens en zoek-, surf- en aankoopgeschiedenis (c: het belang om u een zo goed mogelijke en persoonlijke winkelervaring te kunnen bieden en d);
• om u gepersonaliseerde advertenties te kunnen sturen (c: het belang om u een zo goed mogelijke en persoonlijke winkelervaring te kunnen bieden en d); 
• om generieke analyses te kunnen uitvoeren met betrekking tot het surfgedrag op onze website(s) (c: het belang om onze website zo goed mogelijk in te kunnen richten);
• om u nieuwsbrieven te sturen en u op de hoogte te houden van aanbiedingen (c: het belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen, d);
• eventuele klachten en geschillen te behandelen, met inbegrip van het beoordelen van onze juridische positie, deze te verdedigen en uit te oefenen van onze rechten (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening);
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (b, c: het belang om aan deze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen).

Wij verzamelen deze gegevens door het gebruik van cookies en soortgelijke technieken. Cookies zijn kleine tekstbestandjes welke in uw browser worden geplaatst wanneer een website wordt bezocht. Cookies kunnen persoonsgegevens verwerken. Voor meer informatie over het gebruik van cookies kunt u onze cookie policy lezen.

2.3 U mailt ons of neemt anderszins contact op

Wanneer u ons mailt of contact met ons opneemt, verwerken wij mogelijk de volgende persoonsgegevens indien u deze aan ons verstrekt:

• voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en / of de inhoud van uw e-mail.

Hierna geven wij aan voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens verwerken, met de daaraan gekoppelde grondslagen (a t/m d zoals hierboven omschreven): 

• om u vragen te beantwoorden en u van informatie te voorzien (b, c: ons en uw belang om uw vragen te beantwoorden, u van informatie te voorzien en onze dienstverlening te optimaliseren);
• eventuele klachten en geschillen te behandelen, met inbegrip van het beoordelen van onze juridische positie, deze te verdedigen en uit te oefenen van onze rechten (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening);
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (b, c: het belang om aan deze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen).

3. Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in deze privacy policy omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgen wij er voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de daarvoor geldende eisen voldoet.

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• onze medewerkers (op ‘need-to-know’ basis);
• aan ons gelieerde entiteiten;
• leveranciers (bijv. softwareleveranciers, pakketbezorgers en overige koeriersdiensten, accountants, advocaten- en notariskantoren, etc.);
• gerechten en overheidsinstellingen;
• andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Tot slot merken wij op dat indien wij failliet gaan, uw gegevens gedeeld kunnen worden met de curator die in het faillissement wordt aangewezen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zien wij erop toe dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen wij of er nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen.

4. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in deze privacy policy genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op ons ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht;
• camerabeelden die op onze locaties worden gemaakt, worden automatisch na 30 dagen automatisch overschreven.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

5. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben technische, organisatorische en administratieve maatregelen genomen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten onder andere het gebruik van firewalls, authenticatie wachtwoorden en beperkte toegang. Daarnaast is er een security beleid geïmplementeerd. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen via onze klantenservice.

6. Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u als betrokkene bepaalde privacyrechten. U heeft:

• het recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen;
• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht op bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht op vergetelheid’);
• het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm (het ‘recht op dataportabiliteit’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via onze klantenservice.

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeren wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Waar kunt u terecht als u een klacht of vraag heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, dan proberen wij graag om hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Indien u vragen heeft over uw privacyrechten, deze privacy policy of de verwerkingen van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact met ons op via onze klantenservice.